Premier Stage : Guide de rédaction du rapport de stage pour les programmes de l’École de gestion Telfer

École de gestion Telfer

Professeur David Delcorde, Ph.D.

Membre facultaire de l’équipe COOP

Delcorde@telfer.uOttawa.ca

Professeur Muriel Mignerate, Ph.D.

Membre facultaire de l’équipe COOP

Mignerat@telfer.uOttawa.ca

*Dans ce texte, le masculin est employé pour désigner aussi bien les femmes que les hommes.

Veuillez noter que vous devez utiliser votre adresse courriel d’étudiant de l’Université d’Ottawa pour toute correspondance liée à votre stage du programme coop. De même, si le professeur de l’équipe coop chargé de votre dossier doit communiquer avec vous, il utilisera votre adresse courriel de l’Université d’Ottawa. Il vous incombe de vérifier vos courriels régulièrement.

Les présentes lignes directrices concernant le rapport final coop de l’École de gestion Telfer, ou « lignes directrices coop de Telfer », ont été conçues pour aider les stagiaires de Telfer à atteindre leurs objectifs d’apprentissage, de rendement et de leadership, afin qu’ils puissent tirer profit de leur stage tant sur le plan académique que professionnel, lorsqu’ils poursuivront leur carrière en gestion.

La rédaction du rapport final coop vous donnera l’occasion de réfléchir sur votre expérience de stage et de la synthétiser de manière constructive, ce qui vous aidera à vous préparer à votre future carrière. Pour rédiger un bon rapport, il vous faut capter le plus possible l’attention du lecteur, de façon à lui faire « vivre » votre expérience, de votre point de vue. Il vous faut aussi montrer votre sens des responsabilités et votre professionnalisme au travail.

Les étudiants qui font un stage continu de huit mois doivent se référer à la section 3.0 ci-dessous.

Téléversez votre rapport coop en format PDF dans le Navigateur COOP. Consultez la section « Dates importantes » sur le site Web du programme coop pour connaître la date limite exacte.

  1.             Évaluation du rapport final

Votre rapport final doit comprendre les cinq éléments suivants :

  1. L’attestation d’éthique personnelle, dûment signée;
  2. Le rapport proprement dit, qui doit énoncer clairement vos objectifs, soit deux objectifs d’apprentissage, trois objectifs de rendement et un objectif de leadership;
  3. L’évaluation effectuée par l’employeur à la mi-session;
  4. L’évaluation finale effectuée par l’employeur, dans son intégralité;
  5. Votre autoévaluation effectuée après le stage.

Votre rapport sera évalué; vous recevrez des commentaires et une note, soit RÉUSSITE ou ÉCHEC.

  • Dans certains cas, il se peut que le professeur de l’équipe coop permette à l’étudiant de soumettre un nouveau rapport. Toutefois, cette permission n’est pas toujours accordée. Si vous l’obtenez, vous recevrez des suggestions précises pour améliorer votre rapport et une nouvelle date limite pour le soumettre. Si votre deuxième rapport ne satisfait pas les attentes, ou s’il n’est pas reçu avant la date limite impartie, vous recevrez une note d’échec.

Si vous ne soumettez pas un rapport final satisfaisant dans les délais prescrits :

  • vous recevrez la note INC (si vous n’avez pas soumis de rapport) ou F sur votre relevé de notes pour votre stage coop, ce qui comptera pour zéro dans le calcul de votre moyenne pondérée cumulative;
  • vous ne recevrez pas les trois crédits associés au stage coop;
  • vous serez retiré du programme coop.

Veuillez noter que même si l’employeur vous donne une note élevée  dans son évaluation, cela ne garantira pas forcément la note de passage pour votre rapport final.

 

2.0      Structure du rapport final

    2.1 Format et structure
  • Votre rapport doit être divisé en sections claires, chapeautées de titres et d’intertitres.
  • Les documents électroniques doivent être soumis en format PDF.
  • Votre rapport doit réunir tous les éléments requis dans un seul document.
  • Il doit être écrit avec la police Times New Roman, en 10 points, à simple interligne.
  • Il doit être paginé.
  • Il doit être soigneusement rédigé et exempt d’erreurs linguistiques.

 

    2.2 Éléments et sections (si votre rapport est confidentiel, référez-vous à la section 4.0)

Selon l’information à communiquer et votre expérience de stage, votre rapport final devrait contenir les éléments suivants, présentés dans l’ordre :

  • Une lettre de présentation professionnelle, adressée à l’un des deux professeurs de l’équipe coop;
  • Une page titre portant le logo de l’organisation;
  • Un résumé;
  • Une table des matières, qui doit comprendre une liste des annexes;
  • L’attestation d’éthique personnelle dûment signée;
  • Le rapport comme tel, qui doit comprendre les sections suivantes, numérotées :
    1. Introduction/Description de l’organisation et de l’unité organisationnelle
    2. Vos tâches et responsabilités
    3. Objectifs et expérience de stage
    4. Conclusion, qui doit comprendre vos aspirations de carrière
  • Une bibliographie;
  • Les annexes, qui doivent comprendre la liste de vos objectifs (deux objectifs d’apprentissage, trois objectifs de rendement et un objectif de leadership), un glossaire des sigles si vous en avez utilisé cinq ou plus dans votre texte, l’évaluation de mi-session effectuée par l’employeur, l’évaluation finale effectuée par l’employeur, et votre autoévaluation effectuée après le stage.

Voici la description détaillée de chacun des éléments requis dans votre rapport final.

 

   2.2.1  Lettre de présentation

La lettre de présentation doit être succincte et rédigée dans un style professionnel. Elle doit être tapée à simple interligne et respecter la mise en page d’une lettre commerciale. Veuillez l’adresser soit au professeur David Delcorde ou à la professeure Muriel Mignerat.

La lettre de présentation doit contenir l’information suivante :

  • Votre adresse complète (votre adresse permanente et votre adresse courriel de l’Université d’Ottawa);
  • La date;
  • L’appel;
  • L’objet;
  • Le code du cours coop;
  • Le nom de l’employeur et celui du superviseur;
  • Le poste occupé et/ou le titre du poste;
  • L’appel;
  • Un mot de remerciement pour votre superviseur et les personnes sur votre lieu de stage qui vous ont accompagné;
  • Votre évaluation globale de ce stage;
  • Votre signature (manuscrite ou électronique), votre nom et votre numéro d’étudiant.

 

    2.2.2  Page titre

Choisissez un titre précis et original. Apposez sur la page titre le logo de l’organisation si elle vous le permet. Si votre rapport est confidentiel, veuillez le mentionner directement sur la page titre (le cas échéant, voir la section 4.0 pour savoir quoi inclure dans votre rapport et à qui l’adresser).

 

    2.2.3  Attestation d’éthique personnelle

Lisez attentivement la page Web suivante : https://www.uottawa.ca/vice-recteur-etudes/reglements-scolaires-expliques/fraude-et-plagiat. Vous devrez annexer à votre rapport une copie signée et datée de l’annexe A Attestation d’éthique personnelle.

 

    2.2.4  Table des matières

Votre rapport doit contenir une table des matières bien structurée, avec des numéros de page et des sections et sous-sections numérotées. Les annexes doivent porter une lettre (A, B, C, etc.) et un titre clair.

 

    2.2.5  Résumé

Le résumé doit être rédigé à simple interligne et tenir sur une seule page. Il doit décrire brièvement l’organisation où vous avez fait votre stage, vos tâches et responsabilités ainsi que les progrès réalisés vers l’atteinte de vos objectifs d’apprentissage, de rendement et de leadership (voir section 4.0 Rapports confidentiels pour savoir quels documents téléverser dans le Navigateur COOP).

 

    2.2.6  Corps du rapport

Le corps du rapport ne doit pas excéder 2 500 mots, ou quatre pages à simple interligne. Veuillez écrire en caractères Times New Roman de 10 points.

Le corps doit comprendre les sections suivantes, clairement identifiées :

  1. Présentation de l’organisation (direction et service) et de l’unité de travail (environ 250 mots ou ½ page).

Décrivez brièvement l’organisation et ses divisions (directions, services et unités de travail), et indiquez le nombre d’employés. Il peut être bon de diviser cette section en sous-sections (2.1, 2.2, etc.).

  1. Brève description de votre stage, soit les projets, les dossiers, les tâches et les responsabilités qui vous ont été assignés (environ 250 mots ou ½ page).

Décrivez dans ses grandes lignes le travail que vous avez réalisé – tâches, projets, dossiers –, tout en gardant les détails pour la section réservée à cet effet dans le corps du texte. À noter que l’introduction est distincte du résumé (usez du jugement quant à ce que vous devez ou non dire des tâches confidentielles).

  1. Objectifs et expérience de stage

Formulez ici vos réflexions sur les progrès accomplis par rapport à vos objectifs d’apprentissage, de rendement et de leadership, plutôt que de tomber dans le détail des tâches quotidiennes qui vous incombaient. Ainsi, tous les étudiants doivent inclure ce qui suit dans leur rapport (même s’il est confidentiel et qu’il s’adresse à leur superviseur).

Fournissez assez de détails pour que votre coordonnateur scolaire coop, qui a peut-être une connaissance limitée de l’organisation ou du domaine, puisse facilement comprendre le contexte.

Corps du texte – Répondez aux trois questions suivantes au regard de l’ensemble de votre stage.

  1. Comment les objectifs d’apprentissage, de rendement et de leadership que vous avez établis avec votre superviseur au début du stage vous ont-ils aidé à développer des compétences professionnelles? (Environ 500 mots / 1 page.) Vous devez avoir deux objectifs d’apprentissage, trois objectifs de rendement et un objectif de leadership. Énoncez chaque objectif clairement, en utilisant le format SMART si possible. Expliquez en détail comment vous vous y êtes pris pour atteindre ces objectifs, et décrivez les résultats obtenus.

 

  1. Comment votre stage vous a-t-il permis d’appliquer vos apprentissages théoriques, et en quoi votre stage vous sera-t-il utile pour la suite de vos études? (Environ 500 mots / 1 page.) Expliquez en détail les projets que vous avez menés et en quoi ils étaient liés à vos apprentissages scolaires. Précisez clairement les éléments des cours de base qui s’appliquaient, et dites s’ils ont été utiles ou non à la réalisation des tâches et des projets qui vous ont été assignés en stage. Indiquez aussi comment votre expérience de stage vous aidera dans vos cours du prochain semestre (par exemple, vous pourriez parler de votre méthode d’apprentissage ou de votre choix de cours).

 

  1. Quelles compétences de base avez-vous pu développer durant votre stage? Comment les connaissances théoriques que vous avez acquises jusqu’à présent à l’Université d’Ottawa vous aideront-elles à établir votre visée pour vos prochains stages et votre carrière? (Environ 500 mots / 1 page.) Précisez vos projets : indiquez quel type de stage ou de poste permanent vous visez, et expliquez pourquoi vous y serez bien préparé.

5. Conclusion (environ 500 mots / 1 page)

C’est dans cette section que vous résumerez votre expérience de stage dans son ensemble. Vous pouvez aussi en donner une appréciation constructive, en répondant notamment aux questions suivantes.

■ Les employeurs : Comment les employeurs pourraient-ils améliorer l’environnement de stage qu’ils offrent ainsi que leurs processus ou leurs produits?

■ Le Bureau coop et carrières : Dans votre stage, avez-vous pu bénéficier d’un milieu propice à l’apprentissage théorique et pratique et à la préparation de votre carrière? Comment le programme coop pourrait-il être amélioré? Comment pourrait-on mieux tenir compte des intérêts et besoins des employeurs?

■ École de gestion Telfer : Comment améliorer les cours ou le programme pour qu’ils vous préparent mieux à votre prochain stage? Comment obtenir une meilleure participation des organisations aux événements et aux initiatives de collaboration?

 

    2.2.7  Bibliographie

Incluez une bibliographie de références DIVERSIFIÉES, actuelles et pertinentes, comportant des entrevues, des sites Web, des documents internes, des manuels scolaires et des lectures externes. En cas de doute sur la présentation des sources, référez-vous à un guide de rédaction (APA, Canadian, Chicago, Turabian ou tout autre guide reconnu). Voici quelques autres points d’importance : 1) Wikipédia n’est PAS une source acceptable; 2) le site Web de l’organisation n’est pas une source suffisante en soi; 3) toutes les références doivent se trouver dans le corps du texte.

 

    2.2.8  Annexes

Incluez dans votre rapport les annexes suivantes :

  1. Un glossaire des sigles, si votre texte en contient plus de cinq;
  2. La liste de vos objectifs (deux d’apprentissage, trois de rendement et un de leadership). Énumérez aussi les compétences de bases sur lesquelles vous travaillez;
  3. L’évaluation de mi-session effectuée par l’employeur;
  4. L’évaluation finale effectuée par l’employeur. Annexez le formulaire EN ENTIER dûment rempli, avec le nom du superviseur et l’évaluation récapitulative;
  5. Votre autoévaluation effectuée après le stage. Si vous avez noté des points d’insatisfaction, indiquez vos suggestions d’amélioration, en ajoutant des pages au besoin.

 

3.0  Stages de huit mois ou plus

Si vous faites deux stages consécutifs de quatre mois dans la même organisation, veuillez procéder ainsi.

Téléversez dans le Navigateur COOP un rapport intermédiaire prenant la forme d’une lettre commerciale en format PDF. Consultez la section « Dates importantes » sur le site Web du programme coop pour connaître la date limite exacte.

  • Votre rapport doit respecter la mise en page d’une lettre commerciale. Il doit comporter au plus 1 000 mots, ou deux pages tapées à simple interligne. Il n’est PAS nécessaire d’y joindre une bibliographie, un résumé et une table des matières. Vous devez cependant téléverser et annexer l’évaluation remplie par l’employeur et vos propres formulaires d’évaluation.

Votre rapport doit comprendre les éléments suivants :

  • Votre nom complet, votre numéro d’étudiant, votre adresse permanente et votre adresse courriel de l’Université d’Ottawa;
  • La date;
  • L’objet;
  • Le code du cours coop;
  • L’appel, adressé au professeur David Delcorde ou à la professeure Muriel Mignerat;
  • Le nom de l’employeur et celui du superviseur;
  • Le poste occupé et/ou le titre du poste;
  • Une brève description de l’organisation et de vos responsabilités principales;
  • La liste de vos deux objectifs d’apprentissage, de vos trois objectifs de rendement et de votre objectif de leadership;
  • Votre propre évaluation de votre progrès global et votre évaluation du stage;
  • Votre signature, votre nom et votre numéro d’étudiant;
  • L’évaluation complète effectuée par votre employeur, en annexe;
  • Le formulaire d’évaluation rempli par vous, en annexe.

Téléversez dans le Navigateur COOP votre rapport final portant sur vos huit mois de stage, en format PDF. Consultez la section « Dates importantes » sur le site Web du programme coop pour connaître la date limite exacte.

Ce rapport, qui doit faire de six à huit pages, doit traiter de chacune des compétences de base que vous avez acquises (trois à votre premier stage, et deux à chacun de vos deuxième, troisième et quatrième stages). Suivez les instructions fournies plus haut à la section 2.0.

Si vous faites trois stages consécutifs au sein de la même organisation (sans période d’études entre les stages), veuillez suivre les instructions ci-dessus. Notez que vous devrez soumettre un deuxième rapport intermédiaire à la fin du second de vos trois stages consécutifs.

 

4.0  Rapports confidentiels

Tous les rapports coop Telfer sont considérés comme strictement confidentiels et traités comme tels. Ils ne sont lus et évalués que par un professeur de l’équipe coop de Telfer. Le professeur Delcorde détient une attestation de sécurité gouvernementale de niveau « secret ». Si votre rapport est considéré comme secret, vous pouvez demander à ce que seul le professeur Delcorde puisse le consulter.

Il peut arriver que le superviseur de stage demande à ce que le rapport soit évalué à l’interne. Dans ce cas, veuillez transmettre sa demande par courriel à un professeur de l’équipe coop de Telfer dès que possible, au moins 20 jours ouvrables avant la date limite pour soumettre le rapport.

Même si vous obtenez la permission d’écrire un rapport de stage confidentiel, celui-ci doit contenir les éléments suivants, selon l’information à communiquer et votre expérience de stage, présentés dans l’ordre :

  • Une lettre de présentation professionnelle, adressée à l’un des deux professeurs de l’équipe coop (voir section 2.21 – à remettre au professeur et à l’employeur);
  • Une page titre avec le logo de l’organisation (voir section 2.2.2 – à remettre au professeur et à l’employeur);
  • Un résumé (voir section 2.2.5 – à remettre SEULEMENT à l’employeur);
  • Une table des matières, qui doit comprendre une liste des annexes (voir section 2.2.4 – à remettre au professeur et à l’employeur);
  • L’attestation d’éthique personnelle dûment signée (voir section 2.2.3 – à remettre au professeur et à l’employeur);
  • Le rapport comme tel, qui doit comprendre les sections suivantes, numérotées :
    1. Introduction (voir section 2.2.6 – à remettre au professeur et à l’employeur)
    2. Description de l’organisation et de l’unité organisationnelle (voir section 2.2.6 – à remettre à l’employeur)
    3. Vos tâches et responsabilités (voir section 2.2.6 – à remettre à l’employeur)
    4. Objectifs et expérience de stage (voir section 2.2.6 – à remettre au professeur et à l’employeur)
    5. Conclusion, qui doit comprendre vos aspirations de carrière (voir section 2.2.6 – à remettre au professeur et à l’employeur)
    6. Bibliographie (voir section 2.2.6 – à remettre au professeur et à l’employeur)

 

Les annexes, qui doivent comprendre la liste de vos objectifs (deux objectifs d’apprentissage, trois objectifs de rendement et un objectif de leadership), un glossaire des sigles si vous en avez utilisé cinq ou plus dans votre texte, l’évaluation de mi-session effectuée par l’employeur, l’évaluation finale effectuée par l’employeur, et votre autoévaluation effectuée après le stage (voir section 2.2.6 – à remettre au professeur et à l’employeur).

 

5.0  Aide concernant le programme coop de Telfer

Si vous avez des questions concernant les lignes directrices coop de Telfer ou la soumission de votre rapport, veuillez écrire à la professeure Muriel Mignerat, à Mignerat@telfer.uOttawa.ca.

Pour planifier votre cheminement académique ou dans le programme coop, écrivez à Matt Archibald, à Marchibald@telfer.uOttawa.ca.

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