Guide de rédaction du rapport de stage pour les programmes de génie - Annexe A : Lignes directrices spécifiques à SEG

1. Objectifs

Les objectifs des rapports de stages de votre programme SEG sont de vous aider à :

  • Parfaire vos compétences en rédaction technique
  • Accroître votre capacité d'analyse et de raisonnement critique
  • Faire avancer votre carrière en vous permettant d'évaluer le travail que vous venez d'accomplir et en considérant les opportunités d’amélioration
  • Fournir des commentaires constructifs à l’employeur, au Bureau Coop et Carrières et au comité de programme SEG, dans le but d’améliorer l’expérience étudiante.
2. Stages réussis et longueur du rapport
2.1 Stage réussi

Pour qu'un stage coop soit réussi, l'évaluation du superviseur ou de la superviseure doit être bonne et l'évaluation du rapport doit aboutir à une Réussite. La grille d'évaluation de l'Annexe B est utilisée pour supporter l'évaluation. Si l'un des critères est évalué à Insatisfaisant ou à Place à l'amélioration, l’étudiant recevra des commentaires et une chance de Resoumettre (rapidement) une version révisée à l'évaluateur (par courriel). Si ces problèmes ne sont pas résolus avant la fin du semestre suivant le stage, le rapport coop reçoit un Échec, et le stage/cours correspondant aussi.

2.2 Longueur du rapport

Un rapport doit être soumis pour chaque stage. Cependant, la longueur prévue varie en fonction du nombre de stages réussis précédemment:

  • Premier stage (T1, probablement SEG2901): le contenu du rapport doit inclure un minimum de 2500 mots.
  • Deuxième et troisième stages (T2-T3, probablement SEG3901 / SEG3902): Le contenu du rapport doit inclure un minimum de 3500 mots.
  • Quatrième et cinquième stages (T4-T5, probablement SEG4901 / SEG4902): à ce stade, si vous avez déjà terminé 3 stage avec des rapports complets, les rapports restants (pour T4 et T5) peuvent être constitués simplement de la lettre d'accompagnement + une ou deux pages supplémentaires fournissant des recommandations (reliées à votre stage) à l'employeur, au Bureau Coop et Carrières et au comité de programme SEG (voir la Section 6).

Vous devriez, en plus, inclure des figures, des tableaux, des annexes, etc., si nécessaire. La table des matières, les listes, les figures, les tableaux, le code de programmes et les références ne comptent pas dans la longueur du rapport.

3. Caractère analytique du rapport

Votre rapport doit être analytique, c'est-à-dire que le corps du rapport doit compter quelques analyses où, pour chacune, vous devrez :

  • Discuter un problème confronté par vous, l’employeur ou ses clients
  • Présenter les alternatives envisagées pour le résoudre (probablement avec des références si ces alternatives sont, par exemple, des technologies ou des algorithmes)
  • Décrire les critères utilisés pour évaluer les alternatives de même que les principaux avantages et inconvénients des alternatives en fonction de ces critères
  • Mentionner votre décision et discuter des résultats et conséquences.

Vous pouvez également faire une réflexion, après les faits, à savoir si c'était la bonne décision ou s'il y a encore possibilité d'amélioration.

Bon nombre d'étudiantes et d'étudiants pensent que leur stage n'a pas été de nature analytique. Néanmoins, même si vous avez fait du travail assez « banal », vous pouvez en décrire les problèmes (incluant ceux au niveau social) et comment vous les avez surmontés. Même s'il n'est pas en soi analytique, votre travail peut bel et bien faire l'objet d'un regard analytique.

Évitez de présenter un rapport qui contient strictement des données techniques; utilisez les données techniques pour plutôt justifier vos arguments ou pour établir un contexte qui permettra à votre lecteur de bien saisir le reste du rapport.

Si un rapport analytique de peut pas être produit, veuillez contacter votre coordonnateur ou coordonnatrice scolaire SEG aussi tôt que possible (seg-coop-coord@site.uottawa.ca).

4. Unité du thème

Votre rapport doit mentionner dans son introduction les fonctions qui vous ont été confiées durant votre stage, ceci afin de renseigner clairement le lecteur sur votre rôle dans votre entreprise d’accueil.

Le corps du rapport devrait ensuite se concentrer sur un ou quelques sujets afin d’offrir une discussion cohérente et approfondie plutôt qu'un rapport superficiel sur beaucoup de sujets. L'introduction devrait expliquer les idées clés dont vous discuterez, le corps du rapport fournissant une description détaillée avec une analyse pour chaque sujet ou problème. La conclusion doit résumer vos idées. Votre rapport doit être écrit de telle sorte qu’il s’adresse à d’autres étudiants inscrits au même programme que le vôtre, et non comme s’il s’adressait à votre superviseur ou à l’un de vos professeurs. Tout point n’ayant pas été vu préalablement en cours mais faisant l’objet d’un lien avec votre stage et d’un éclaircissement nécessaire dans votre rapport, doit être expliqué.

Assurez-vous en outre que l'information présentée joue un rôle valable. Bref, n'ajoutez pas des données ou d'autres faits tout simplement pour atteindre la longueur minimum exigée. Pour régler un problème de longueur, approfondissez plutôt la discussion ou choisissez carrément d’autres thèmes pour le rapport. Cela s'applique aussi aux annexes : n'insérez-en que si elles servent à justifier ce que vous exposez dans le corps du texte; par exemple, évitez d'inclure beaucoup de code source. Si le code vous semble vraiment nécessaire, limitez-vous à quelques exemples (maximum de 100 lignes) présentés sous forme d'annexe (en règle générale).

5. Structure générale du rapport de stage

Tout rapport de stage devrait être présenté sous forme de compte rendu centré sur les aspects techniques des projets réalisés, avec un bon contenu analytique. Même les stages où la gestion et les responsabilités organisationnelles occupent une place prépondérante offrent une expérience de travail en génie pouvant être décrite en termes techniques. Les réflexions ou commentaires personnels sont encouragés et peuvent être présentés après le contenu technique, dans les conclusions.

Tous les rapports de stage doivent être conformes à la structure générale suivante :

  • Page de titre
  • Résumé
  • Table des matières
  • Liste des figures (s’il y en a)
  • Liste des tableaux (s’il y en a)
  • Glossaire (optionnel; pour acronymes et termes spécialisés)
  • Corps du rapport de stage (introduction, résultats et discussion, conclusion)
  • Bibliographie
  • Annexes (optionnelles)
5.1 Page de titre

Indiquez le titre de votre rapport de stage, votre nom, votre numéro étudiant, la cote de votre cours et la date de remise du rapport.

5.2 Résumé

Résumez le rapport de stage en 100 à 250 mots. Le résumé doit être explicite et fournir au lecteur un sommaire du contenu du rapport, incluant les résultats principaux.

5.3 Table des matières (TdM) et listes des figures/tableaux

Veuillez inclure la TdM dans tous les rapports complets. La liste des figures (y compris leurs numéros de page) devrait être générée s'il y a des figures (et les figures sont fortement encouragés pour une meilleure compréhension). De même, la liste des tableaux (y compris leurs numéros de page) devrait être générée s'il existe des tableaux.

Si vous utilisez Microsoft Word, vous êtes encouragé à utiliser les styles de paragraphe et la génération automatisée de la TdM et des listes. YouTube contient de nombreux tutoriels décrivant ces fonctionnalités (y compris celui-ci, du Dr. James Clark au King's College London).

5.4 Introduction

Présentez le contexte complet des projets que vous avez réalisés ou qui sont en voie d’exécution, y compris leur nature et leurs objectifs. Présentez vos tâches en général et résumez les travaux que vous avez entrepris, mais allez-y plus en détail pour les travaux que vous décrivez dans le corps du rapport. Notez que l’introduction diffère du résumé.

Il est courant d’avoir l’introduction commençant à la page 1. Les pages précédentes sont numérotées i, ii, iii, etc.

5.5 Résultats et Discussion

C'est ici que vous développez les aspects techniques, du point de vue analytique. Voir les Sections 3 et 4.

Dans le rapport final remis à la fin de votre stage, expliquez en détail les projets entrepris ainsi que les approches employées pour atteindre les objectifs visés. Présentez aussi les résultats obtenus. Dans les rapports provisoires présentés dans le cadre des stages de huit ou douze mois, fournissez une explication détaillée des projets entrepris, même s’il est possible que ceux-ci ne soient pas terminés. Vous devez aussi expliquer comment vous réaliserez tous vos projets en cours. S’il est toujours pertinent, vous pouvez réutiliser le contenu des rapports provisoires dans le rapport final.

Fournissez suffisamment de renseignements pour que votre coordonnateur ou coordonnatrice scolaire coop, qui ne connaît pas nécessairement le sujet du rapport, puisse facilement comprendre le contexte.

5.6 Conclusion

Résumez les résultats et l'expérience d'apprentissage. Les commentaires constructifs sont également plus que bienvenus, voir la Section 6.

6. Commentaires constructifs pour améliorer l'expérience étudiante

Veuillez tenir compte des questions suivantes et nous fournir tous commentaires que vous pourriez avoir à propos :

  • De vos employeurs: Comment vos employeurs peuvent-ils améliorer leur environnement coop et/ou améliorer leurs processus ou leurs produits?
  • Du Bureau Coop et Carrières: votre stage vous a-t-il fourni un environnement approprié pour améliorer vos connaissances, vos compétences et votre carrière? Comment le processus coop peut-il être amélioré? Comment les employeurs et leurs besoins peuvent-ils être mieux compris?
  • Du programme SEG: dans quelle mesure les cours que vous avez suivis dans votre programme SEG vous ont-ils préparé pour votre stage? Comment les cours ou les programmes pourraient-ils être améliorés? Comment les entreprises pourraient-elles être mieux engagées en termes d'événements / de collaboration?
7. Ligne directrices éditoriales

Le corps du rapport de stage doit être conforme aux lignes directrices ci-dessous :

7.1 Format
  • Texte à simple ou double interligne (peu importe)
  • Police ordinaire de taille 12 (Times, Times Roman, ou semblable)
  • Marges d’un pouce (haut, bas, gauche, droite)
  • Italique ou gras au besoin, pour la mise en évidence
  • Numéro de page dans le coin inférieur droit de la page
  • Intertitres de sections et de sous-sections numérotés et repris dans la table des matières
  • Tableaux et figures numérotés séquentiellement (p. ex., Tableau 1, Tableau 2 et Figure 1, Figure 2) et accompagnés d’un titre descriptif (le titre d’une figure doit apparaître au bas de celle‑ci, et le titre d’un tableau doit apparaître au haut de celui-ci). Toutes les figures et tous les tableaux présentés dans le corps du rapport doivent faire l’objet d’une référence dans le texte. Les figures et les tableaux provenant d’un autre document doivent comporter une note bibliographique dans le titre ou dans la légende.
7.2 Style

Tous les rapports de stage doivent être rédigés en utilisant de façon appropriée la ponctuation, l’orthographe, la majuscule, l’italique, les abréviations, les en-têtes, les citations, les chiffres, les tableaux et les figures. En outre, utilisez des formulations neutres ou alternez les genres. Les rapports de stage qui ne répondent pas aux normes minimales d’orthographe, de grammaire et de présentation matérielle recevront automatiquement une note d’échec.

7.3 Notes en bas de page ou en fin de texte

N’utilisez pas de notes en bas de page ou en fin de texte. Les renseignements pertinents qui sont habituellement insérés sous forme de note de bas de page ou de note en fin de texte doivent être placés dans le corps du texte.

7.4 Références

Tout contenu provenant d’une autre source (livre, tutoriel, article, manuel, documentation en ligne, etc.) doit faire l’objet d’une référence bibliographique pour que les lecteurs puissent consulter la source originale au besoin. Des références vers de l’information additionnelle sur les technologies, produits, outils, etc. utilisés devraient aussi être incluses.

Les références listées doivent être citées dans le texte, là où elles sont pertinentes. Voici les deux modèles acceptés de références bibliographiques :

  1. Le modèle auteur-date (p.ex. : le style APA)
  • La note est composée du nom de famille du ou des auteurs suivi de la date de publication entre parenthèses. Le nom de l’auteur peut être intégré dans une phrase ou mis entre parenthèses. Pour les ouvrages comportant plus de deux auteurs, le nom du premier auteur est suivi de l’abréviation et collab. Voici quelques exemples :

    Selon Smith et collab. (2013), les installations CVAC représentent 20 % du coût de rénovation de plusieurs bâtiments.

    L’efficacité des centrales thermiques dans cette région a augmenté de 30 % au cours des quarante dernières années (Doe et Miller, 2014).
     
  1. Le système numérique (p.ex. le style IEEE)
  • Les références bibliographiques sont indiquées par un chiffre mis entre crochets. Plusieurs références (donc plusieurs chiffres) peuvent être incluses entre ces crochets. En revanche, les ouvrages cités plus d’une fois n’ont qu’un identifiant numérique unique, réutilisé plusieurs fois. Voici quelques exemples :

    La pression de la pompe doit être maintenue à 103 kPa [2].

    Les simulations informatiques sont devenues un outil très important dans le domaine de la mécanique de la rupture [1-3, 5, 8].

Les références bibliographiques doivent être regroupées sous forme de notices en une seule section à la fin du rapport, avant les annexes. Dans le cas du système auteur-date, les notices bibliographiques doivent être organisées en ordre alphabétique selon le nom de famille des auteurs principaux. Elles ne doivent pas être numérotées. Dans le cas du système numérique, les notices peuvent être numérotées selon l’ordre de leur apparition dans le corps du texte ou disposées en ordre alphabétique selon le nom de famille de l’auteur principal. Les références numérotées doivent être organisées par numérotation dans la bibliographie.

Dans une référence bibliographique, veuillez fournir autant d'informations que possible pour mieux la décrire (noms, titre, éditeur, pages, URL ou DOI, année, etc.), et ce même pour les sites Web (dont les auteurs sont souvent mentionnés).

Exemples de références bibliographiques :

  • Articles :
    HABRON, Geoffrey. « Breathing Life Into the Case Study Approach: Active Learning in an Introductory Natural Resource Management Class. » Journal on Excellence in College Teaching, vol. 13, nº 2/3, 2002. p. 41-58.
     
  • Livres :
    BRUNER, Jerome. Acts of Meaning. Cambridge, MA : Harvard University Press, 1990.
     
  • Pages Web :
    ANDERSON, John R., Lynne M. REDER et Herbert A. SIMON. « Applications and Misapplications of Cognitive Psychology to Mathematics Education. » (1995). Consultée le 29 juin 2002, http://act.psy.cmu.edu/personal/ja/misapplied.html.

Si vous utilisez Word, vous pourriez être intéressé à apprendre comment gérer et utiliser des références à l’aide de ce vidéo sur YouTube.

7.5 Ressources additionnelles pour la rédaction
  • Gibaldi, Joseph. MLA Handbook for Writers of Research Papers. Eight Edition. New York: Modern Language Association of America, 2016. Consultée le 23 août 2017, https://style.mla.org/
  • Turabian, Kate L. Manual for Writers of Term Papers, Theses and Dissertations. 8th edition. Chicago: University of Chicago Press, 2010. Consultée le 23 août 2017, http://www.turabian.org
  • Vous trouverez au quatrième étage de la bibliothèque Morisset de nombreux ouvrages portant sur la rédaction de rapports administratifs (cotes commençant par HF 57) et, au sixième étage, des ouvrages portant sur la rédaction technique (cotes commençant par T11).
8. Approbation du rapport par le superviseur ou la superviseure

Afin de confirmer que le contenu du rapport ait été écrit par le stagiaire et qu’il peut être partagé, votre rapport doit inclure une page à la toute fin qui porte le message suivant et la signature de votre superviseur(e) :

Ayant supervisé _____________________, stagiaire coop, je, (nom du superviseur ou de la superviseure) __________________, confirme que le rapport qui précède a été fait, à ma connaissance, au complet par cette personne. De plus, le rapport ne contient aucun renseignement confidentiel qui en interdirait la lecture par les membres du corps professoral.

Signature : __________________________

Date : _____________________

La signature réelle est requise ici, pas seulement une version dactylographiée. Les rapports sans signature du superviseur ou de la superviseure seront rejetés immédiatement.

9. Confidentialité

Il faut discuter des problèmes éventuels de confidentialité avec votre employeur longtemps d'avance. Les employeurs n'accepteront pas que vous dévoiliez publiquement des secrets commerciaux, des renseignements compromettants sur le plan juridique ou des relations publiques et des renseignements qui avantageraient les concurrents.

Évitez dans la mesure du possible de rédiger un rapport que votre employeur refusera de nous laisser lire. Voici pourquoi : 1) Nous voulons en savoir plus long sur le travail que vous effectuez et 2) nous voulons nous assurer que vous recevez le même traitement que les autres stagiaires coop.

Dites à votre employeur que a) le document n'est pas destiné à diffusion publique et b) la correction se fait par un membre du personnel enseignant de l'ÉITI. Toutefois, cela ne réussira peut-être pas à convaincre votre employeur.

Cela dit, tentez de choisir un thème qui n'est pas confidentiel. Même si la plus grande partie de votre travail est très confidentielle, vous pouvez en aborder les éléments qui ne le sont pas. Vous pouvez en outre tenter de « voiler » l'information confidentielle en modifiant les noms, en omettant des détails clés, etc. N'oubliez pas de le mentionner, cependant, si vous devez voiler des renseignements.

S'il est carrément impossible d'éviter des éléments de confidentialité dans votre rapport, demandez à votre employeur s’il peut être confié à un seul coordonnateur scolaire coop ou à une seule coordonnatrice scolaire coop de SEG. Cette personne pourrait signer une déclaration de confidentialité si l’entreprise le désire. Si l'employeur ou l’employeure autorise cette option, communiquez ensuite avec votre coordonnateur ou coordonnatrice scolaire pour prendre les arrangements nécessaires et obtenir son autorisation par courriel (seg-coop-coord@site.uottawa.ca) au moins un mois avant la fin de votre stage. Si vous obtenez l’autorisation, vous devez remettre votre rapport au Bureau Coop et Carrières dans une enveloppe scellée accompagnée d’une lettre de présentation à l’extérieur de l’enveloppe.

Si aucune des options précédentes n’est possible, un rapport de type 2 (confidentiel) doit être soumis. Veuillez alors vous référer au Guide de rédaction du rapport de stage pour les programmes de génie; veuillez noter qu’une permission doit vous être accordée explicitement. De plus, veuillez fournir au coordonnateur scolaire coop ou à la coordonnatrice scolaire coop de SEG :

  • Le nom et l’adresse courriel de votre superviseur(e) et, si cette personne n’est pas ingénieur(e) professionnel(le), le nom et l’adresse courriel d’une deuxième personne employée par la compagnie. Ces personnes corrigeront le rapport selon les lignes directrices et la grille d’évaluation (Annexe B).
  • La lettre de présentation et la table des matières (avec quelques parties ou termes obfusqués ou anonymisés au besoin).
10. Plagiat

Tout document tiré d’une autre source doit être cité de façon appropriée selon un des modèles susmentionnés. Les citations intégrées au corps du texte doivent être entourées de guillemets français ou isolées du texte au moyen d’une mise en retrait par exemple. Les étudiants ayant commis du plagiat recevront automatiquement une note d’échec et feront l’objet de sanctions pour fraude scolaire conformément aux règlements scolaires de la Faculté de génie.

Pour en savoir plus sur le plagiat, consultez le site Web de l’Université d’Ottawa sur l’intégrité dans les études.

11. Pour communiquer avec le coordonnateur scolaire coop SEG

Si votre stage se déroule dans des circonstances particulières qui vous incitent à remettre en question la validité de votre rapport, vous pouvez en discuter avec votre coordonnateur ou coordonnatrice scolaire coop SEG à seg-coop-coord@site.uottawa.ca. Vous devez habituellement le faire par courriel puisque cette personne doit s'occuper d'une grande clientèle étudiante, et il est important d’avoir cette information par écrit au cas où un problème surviendrait plus tard.

Avant de communiquer avec le coordonnateur ou la coordonnatrice scolaire, relisez les lignes directrices générales de la Faculté de génie (basées sur celles du Bureau Coop et Carrières) et celles spécifiques à SEG ci-dessus pour vous assurer qu’elles ne répondent pas déjà à votre question. Dans votre courriel, expliquez les difficultés auxquelles vous faites face et fournissez le plan de votre rapport dans le corps du message (et non en pièce jointe). Le coordonnateur ou la coordonnatrice vous dira ensuite si vous êtes dans la bonne voie. En bout de ligne, cependant, c'est vous qui devez assurer la conformité de votre rapport.

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