Guide de rédaction du rapport de stage - Addendum pour les programmes de l'ÉITI

Les rapports de stages de l'ÉITI vous aident à :

  • parfaire vos compétences en rédaction technique
  • accroître votre capacité d'analyse et de raisonnement critique
  • faire avancer votre carrière en vous permettant d'évaluer le travail que vous venez d'accomplir.

Les exigences qui suivent visent donc l'atteinte de ces objectifs particuliers et viennent s'ajouter aux exigences générales du Bureau coop de l'Université pour les rapports de stage. Le texte qui suit s'applique à quiconque fait le programme coop en génie électrique, génie informatique, génie logiciel, informatique et tout programme coop futur de l'ÉITI.

Longueur du rapport

Votre rapport doit comprendre un minimum de 10 pages. Le corps du texte doit comporter au moins 5 000 mots (auxquels s’ajoutent graphiques, tableaux, annexes, etc.) et correspondre à un format de type standard, à simple interligne, en caractères 12 points Times New Roman ou semblable. La longueur du rapport ne doit pas dépasser 30 pages (soit 15 000 mots). Un rapport de taille normal comprend entre 15 et 18 pages (7 500 à 9 000 mots), sans compter les figures, les tableaux, les listes de programmes, le matériel cité et autre contenu de ce genre.

Caractère analytique

Votre rapport doit être analytique, c'est-à-dire qu'il doit compter au moins un des éléments suivants :

  • Expliquer le pourquoi de telle ou telle chose ou situation.
  • Commenter de façon réfléchie le pour et le contre de telle ou telle chose ou situation (avantages, désavantages).
  • Exposer les problèmes que vous, votre employeur ou vos clients avez dû régler, comment vous les avez réglés et pourquoi vous l'avez fait de cette façon.
  • Argumenter pour l'amélioration possible de telle ou telle chose ou situation.

Évitez de présenter un rapport qui contient strictement des données techniques; utilisez les données techniques pour plutôt justifier vos arguments ou pour établir un contexte qui permettra à votre lecteur de bien saisir le reste du rapport.

Unité du thème

Votre rapport doit mentionner dans son introduction les fonctions qui vous ont été confiées durant votre stage, ceci afin de renseigner clairement le lecteur sur votre rôle dans votre entreprise d’accueil. L’introduction doit inclure les idées clés (ou thèmes) que vous allez ensuite développer. Dans le corps, exposez un thème à la fois afin d’assurer que votre texte soit clair et de traiter en détails chacune des idées clés précédemment présentées dans l’introduction. La conclusion doit résumer vos idées. Votre rapport doit être écrit de telle sorte qu’il s’adresse à d’autres étudiants inscrits au même programme que le vôtre, et non comme s’il s’adressait à votre superviseur ou à l’un de vos professeurs. Tout point n’ayant pas été vu préalablement en cours mais faisant l’objet d’un lien avec votre stage et d’un éclaircissement nécessaire dans votre rapport, doit être expliqué.

Assurez-vous en outre que l'information présentée joue un rôle valable. Bref, n'ajoutez pas des données ou d'autres faits tout simplement pour atteindre la longueur minimum exigée. Pour régler un problème de longueur, approfondissez plutôt la discussion ou choisissez carrément un autre thème pour le rapport. Cela s'applique aussi aux annexes : n'insérez-en que si elles servent à justifier ce que vous exposez dans le corps du texte; par exemple, évitez d'inclure beaucoup de codes sources. Si les codes vous semblent vraiment nécessaires, limitez-vous à quelques exemples (maximum de 100 lignes) présentés sous forme d'annexe (en règle générale).

Références

Il faut soigneusement noter la source de tous les renseignements que vous présentez. Vous devez donc donner la référence complète pour toutes les idées dont vous parlez (non seulement les citations).

Assurez-vous de bien indiquer vos sources, car on pourrait vous accuser de plagiat. Cette infraction scolaire grave résulte en l’échec du rapport et possiblement d’autres sanctions de la part de l’Université (voir www.uottawa.ca/plagiat.pdf).

Fournissez une référence même si le renseignement est tiré d'une source interne de l'employeur. Si l'information vient d'un particulier, présentez la référence de la façon suivante : (Nom de la personne), communication personnelle. Si vous avez tiré l'information d'une page Web, citez le titre de cette page, l'adresse et la date de consultation.

Présentez vos références sous forme de liste numérotée à la fin du rapport. Lorsque vous mentionnez une idée ou une citation dans le corps du rapport, indiquez comme suit l'élément bibliographique correspondant : [12].

Relecture

Un nombre excessif d’erreurs orthographiques, grammaticales ou typographiques peut conduire à un rejet de votre rapport. Si vous ne maîtrisez pas bien la langue de rédaction du rapport, c’est votre responsabilité d’améliorer vos compétences à cet égard afin de vous assurer que votre texte soit correctement écrit. Tous les étudiants doivent être capables de bien écrire un rapport, que ce soit en français ou en anglais, et aucune excuse ne sera tolérée pour tout texte mal écrit.

Rapports de type I ou II

Vous devriez rédiger un rapport de type II, à moins que cela ne se révèle carrément impossible. Bon nombre d'étudiantes et d'étudiants pensent que leur stage n'a pas été de nature analytique et qu'il ne se prête donc pas à un rapport de type II. Par contre, même si vous avez fait du travail assez banal, vous pouvez en décrire les problèmes et comment vous les avez surmontés. Même s'il n'est pas en soi analytique, votre travail peut bel et bien faire l'objet d'un regard analytique.

Si le rapport de type II est vraiment à proscrire selon vous, vous devez contacter le coordonnateur scolaire coop de l'ÉITI par courriel (voir ci-dessous) bien avant la fin de votre stage. Vous devez expliquer pourquoi le rapport de type II est infaisable et inclure un plan de votre rapport proposé en langage ASCII. Ne commencez pas votre rapport avant de recevoir la permission par courriel.

Bon nombre des rapports rédigés pour l’employeur ou l’employeure ne répondent pas aux exigences énumérées plus haut, car l’accent est habituellement placé sur les résultats ou un produit et non sur votre rôle :

  • manuels de référence, guides d’utilisation, guides de configuration : à éviter sans exception;
  • documents de conception : ne les soumettre que s'ils traitent surtout du raisonnement qui sous-entend les décisions en matière de conception et de votre rôle dans la prise de ces décisions;
  • devis descriptifs, cahiers des charges : les éviter, sauf s'ils traitent surtout du raisonnement qui sous-entend les exigences imposées et de votre rôle;
  • rapports de recherche sur un thème précis : rarement acceptés.

Notez qu’on n’accepte pas les rapports révisés par le personnel de l’entreprise, sauf s’ils sont revus uniquement pour la confidentialité.

Si votre rapport pour l'employeur ou l’employeure ne satisfait pas aux exigences dans sa forme actuelle, il vous suffit peut-être de l'enrichir, de sorte à en faire un nouveau rapport qui répond bel et bien aux exigences. Par exemple, si vous avez rédigé un long document plein de détails techniques, vous pouvez enlever la plupart de ces détails et les remplacer par des sections analytiques, puis expliquer votre rôle. Si vous choisissez cette option, dites-le dans votre lettre de présentation.

Si vous avez l’autorisation de soumettre un rapport de type I, indiquez dans votre lettre de présentation pourquoi vous n'avez pas pu faire un rapport de type II.

Confidentialité

Il faut discuter des problèmes éventuels de confidentialité avec votre employeur longtemps d'avance. Les employeurs n'accepteront pas que vous dévoiliez publiquement des secrets commerciaux, des renseignements compromettants sur le plan juridique ou des relations publiques et des renseignements qui avantageraient les concurrents.

Évitez dans la mesure du possible de rédiger un rapport que votre employeur refusera de nous laisser lire. Voici pourquoi : 1) Nous voulons en savoir plus long sur le travail que vous effectuez et 2) nous voulons nous assurer que vous recevez le même traitement que les autres stagiaires coop.

Dites à votre employeur que a) le document n'est pas destiné à diffusion publique, b) la correction se fait par un membre du personnel enseignant de l'ÉITI, et c) qu'on vous remet le rapport une fois la correction terminée. Toutefois, cela ne réussira peut-être pas à convaincre votre employeur.

Cela dit, tentez de choisir un thème qui n'est pas confidentiel. Même si la plus grande partie de votre travail est très confidentielle, vous pouvez en aborder les éléments qui ne le sont pas. Vous pouvez en outre tenter de « voiler » l'information confidentielle en modifiant les noms, en omettant des détails clés, etc. N'oubliez pas de le mentionner, cependant, si vous devez voiler des renseignements.

S'il est carrément impossible d'éviter des éléments de confidentialité dans votre rapport, demandez à votre employeur ou employeure s’il peut être confié à un seul coordonnateur scolaire coop ou à une seule coordonnatrice scolaire coop de l'ÉITI. Cette personne pourrait signer une déclaration de confidentialité si l’entreprise le désire. Si l'employeur ou l’employeure autorise cette option, communiquez ensuite avec votre coordonnateur ou coordonnatrice scolaire pour prendre les arrangements nécessaires et obtenir son autorisation par courriel (voir ci-dessous) au moins un mois avant la fin de votre stage. Si vous obtenez l’autorisation, vous devez remettre votre rapport au bureau des Programmes d’enseignement coopératif dans une enveloppe scellée accompagnée d’une lettre de présentation à l’extérieur de l’enveloppe.

Approbation du rapport par le superviseur

Votre rapport doit inclure une page à la toute fin qui porte le message suivant et la signature de votre superviseur :

Ayant supervisé _____________________, stagiaire coop, je, (nom du superviseur) __________________, confirme que le rapport qui précède a été fait, à ma connaissance, au complet par cette personne. De plus, le rapport ne contient aucun renseignement confidentiel qui en interdirait la lecture par les membres du corps professoral.

Signature : __________________________

Date : _____________________

Vos commentaires sur la façon d'améliorer le programme

Pour nous aider à améliorer le programme, veuillez traiter des questions suivantes dans votre rapport ou dans votre lettre de présentation :

  • Dans quelle mesure vos cours vous ont-ils bien préparé/e pour votre stage coop? Comment pourrions-nous améliorer nos cours ou nos programmes?
  • Votre milieu de stage vous a-t-il permis d'élargir vos connaissances et vos habiletés et d'enrichir ainsi votre carrière? Quelles améliorations souhaitez-vous de la part de l'employeur, de l'ÉITI et du Bureau coop?

Pour communiquer avec un coordonnateur ou une coordonnatrice scolaire coop de l’ÉITI

Si votre stage se déroule dans des circonstances particulières qui vous incitent à remettre en question la validité de votre rapport, vous pouvez en discuter avec votre coordonnateur ou coordonnatrice scolaire coop de l'ÉITI. Vous devez habituellement le faire par courriel puisque ces personnes doivent s'occuper d'une assez grande clientèle étudiante, et il est important d’avoir cette information par écrit au cas où un problème surviendrait plus tard.

Avant de communiquer avec un coordonnateur ou une coordonnatrice scolaire, relisez les lignes directrices générales du Bureau coop et celles de l'ÉITI ci-dessus pour vous assurer qu’on n’a pas déjà répondu à votre question. Dans votre courriel, expliquez les difficultés auxquelles vous faites face et fournissez le plan de votre rapport dans le corps du message (pas en pièce jointe). Le coordonnateur ou la coordonnatrice vous dira ensuite si vous êtes dans la bonne voie. En bout de ligne, cependant, c'est vous qui devez assurer la conformité de votre rapport.

Voici les adresses de courriel des coordonnateurs et coordonnatrices scolaires :

Prévoyez quelques jours avant de recevoir une réponse. Notez que l’été les coordonnateurs et coordonnatrices prennent parfois de longues vacances; n’attendez donc pas à la dernière minute pour poser vos questions.

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