Embaucher un stagiaire coop

Le processus d’embauche coop – Survol des six étapes clés

Étape 1 : Création d’un compte

Vous pouvez créer votre propre compte depuis le site Web du Navigateur COOP ou nous contacter au 613-562-5741 / coop@uOttawa.ca et nous en créerons un pour vous.

Une fois votre compte créé, un coordonnateur de programmes coop communiquera avec vous afin de discuter de vos besoins et des prochaines étapes.

Étape 2 : Rédaction d’une description de poste

Votre description de poste peut être concise, mais devrait comprendre les éléments suivants :

  • Titre du poste
  • Description de l’organisation ou du groupe 
  • Activités et tâches assignées au stagiaire
  • Compétences et expérience recherchées

Toute exigence obligatoire (langue, année d’études, habilitation de sécurité, citoyenneté).

Exemple de description de poste ]

Étape 3 : Affichage d'un emploi
  • Affichez l'emploi dans le Navigateur COOP.
  • Une fois l’emploi affiché, vous ne pourrez pas apporter de modifications (vous devrez soumettre vos demandes de modification à votre coordonnateur de programmes coop).
  • Votre affichage d’emploi sera acheminé à une file d’attente pour approbation, et vous recevrez un courriel une fois qu’il sera approuvé.
  • Les emplois sont affichés pendant deux jours en moyenne. À l’expiration de ce délai, vous recevrez un courriel indiquant si vous avez des postulants.
  • Vous pouvez demander le réaffichage de votre emploi pendant 24 ou 48 heures ou le réafficher vous-même (en veillant à sélectionner la ronde et la session appropriées).

Comment afficher un emploi ]

Étape 4 : Examen des curriculum vitæ des postulants

Nos curriculum vitæ et nos relevés de notes normalisés peuvent être consultés depuis le Navigateur COOP (ils ne vous sont pas envoyés par courriel).

Comment consulter et imprimer des curriculum vitæ ]

Étape 5 : Entrevues

Soumettez votre demande d’entrevue en ligne.

Remarque : pour protéger la confidentialité des étudiants et pour éviter les conflits d’horaire, vous ne pouvez pas obtenir les coordonnées des étudiants ni planifier d'entrevues directement avec eux.

Soumettre vos demandes d'entrevue en ligne ]

Étape 6 : Classement et jumelage
  • Après les entrevues de la ronde 1, les employeurs et les étudiants établissent un classement par ordre de préférence.
  • Si vous voulez faire une offre, attribuez un rang numérique à chaque postulant ciblé.
  • S’il y a un étudiant en particulier que vous ne voulez pas embaucher, marquez-le d’un « X ».
  • Après le « jour du jumelage », vous recevrez un courriel contenant les résultats du classement et les coordonnées de l’étudiant avec lequel vous êtes jumelé (ou vous avisant qu’aucune correspondance n’a pu être établie) pour chaque poste affiché.
  • À cette étape, vous pourrez communiquer avec l’étudiant afin de discuter des détails pertinents pour son nouvel emploi (le salaire, la date de début, les formulaires d’habilitation de sécurité, etc.).

Entrevues et classements ]

Exemple de formulaire de classement ]

Ressources détaillés pour l’embauche coop

Exemple de description de poste

Agriculture Canada
Poste : Développeur Web
Lieu : Ottawa (Ontario)

Une possibilité d’emploi est offerte à la Direction générale de la recherche d’Agriculture et Agroalimentaire Canada, à Ottawa. Le candidat retenu participera au développement continu d’une base de données accessible en ligne pour le suivi de l'information liée aux collections d’ouvrages de recherche scientifique. Avoir de l’expérience en développement d’applications Java constitue un atout, mais si vous aimez la programmation, nous serons heureux de vous former.

L’environnement de développement est constitué de l’interface IDE Eclipse et du système de contrôle de versions Subversion sur Windows ou Linux. L’application est exécutée sur un serveur Linux intégré au serveur d’applications Web Tomcat. L’étudiant travaillera avec les cadriciels Hibernate, Spring et Struts. Selon ses compétences, le candidat retenu participera à diverses activités, des essais au développement des fonctionnalités.

Responsabilités inhérentes au poste :

  • Essais et développement de fonctionnalités d’applications Web

Compétences requises :

  • Aptitudes à communiquer verbalement et par écrit
  • Capacité de travailler de façon autonome
  • Perfectionnement professionnel et formation

Améliorez vos compétences en programmation Java. Apprenez à utiliser des outils de gestion de projet (Maven). Apprenez à utiliser les cadriciels de mappage d’objets dans des bases de données relationnelles (Hibernate). Apprenez le fonctionnement des bases de données en situation réelle.

Transport et hébergement : L’immeuble est accessible par le transport en commun (l’arrêt d’autobus est en face). 

Comment afficher un emploi

Étape 1

  1. Rendez-vous au Navigateur coop.
  2. Si ce nést pas déjà fait, créez-vous un compte ou demandez au personnel du régime d’enseignement coopératif d’en créer un pour vous (coop@uOttawa.ca).
  3. Entrez le type d’usager (employeur), votre nom d’utilisateur et votre mot de passe, puis cliquez sur Connexion.

Étape 2

  1. Placez votre curseur sur le menu Emplois.
  2. Sélectionnez Nouvel emploi dans le menu déroulant qui s’affiche.

Étape 3

  1. Définissez tous les champs que vous pouvez.
  2. Si vous voulez demander des documents autres qu’un curriculum vitæ ou un relevé de notes standard (par exemple une lettre de présentation), vous pouvez inclure une adresse de courriel dans la description de poste et inviter les postulants à envoyer les documents supplémentaires à cette adresse. Autrement, n’indiquez pas vos coordonnées dans la description de poste.
  3. Cliquez sur Sauvegarder comme ébauche.
  4. Vérifiez le lieu de l’emploi en cliquant sur l’onglet Adresse. Pour modifier l'adresse si nécessaire, cliquez sur Ajouter ou modifier, modifiez les renseignements, puis cliquez sur Sauvegarder.

Étape 4

  • Une fois l'avis d'emploi est prêt, retourner à l'onglet Info de base, puis cliquez Envoi.

Remarque : Votre emploi sera ajouté à une file d’attente afin d’être approuvé par le bureau d’enseignement coopératif. Vous recevrez un avis par courriel une fois votre emploi approuvé.

Remarque : Une fois votre avis d’emploi envoyé, vous ne pourrez plus le modifier, mais le bureau d’enseignement coopératif sera heureux de le faire pour vous.

Comment consulter et imprimer des curriculum vitæ

Étape 1

  1. Connectez au Navigateur coop.
  2. Entrez le type d’usager (employeur), votre nom d’utilisateur et votre mot de passe, puis cliquez sur Connexion.

Étape 2

  1. Placez votre curseur sur le menu Emplois.
  2. Dans le menu déroulant qui s’affiche, cliquez sur Recherche.
  3. Sélectionnez la session appropriée.
  4. (Facultatif) Entrez du texte dans Titre d'emploi pour chercher par le titre de l'emploi.
  5. (Facultatif) Sous Choisir les colonnes, cliquez pour cocher ou décocher les noms des colonnes que vous désirer afficher dans les résultats de recherche.
  6. Cliquez Recherche.

Étape 3

Si des étudiants ont soumis leur candidature, un nombre sera affiché dans une des colonnes des postulants, selon la ronde à laquelle vous participez.

  • Cliquez sur ce nombre pour accéder à la liste des étudiants qui ont posé leur candidature.

Remarque : Vous pouvez trier les postulants en cliquant sur l’en-tête de toute colonne (par exemple, Programme ou Année).

Étape 4

  • Pour consulter le curriculum vitæ d’un étudiant, cliquez sur son nom.
  • Pour faire afficher ou imprimer des curriculum vitæ, cochez la case correspondant aux étudiants que vous avez sélectionnés, puis cliquez sur l’option Imprimer CV (dans la partie gauche de la page).

Un nouvel onglet s’ouvrira et les CV seront affichés en format PDF. Vous pouvez alors utiliser les commandes de votre fureteur pour sauvegarder ou imprimer les CV qui s’affichent.

Remarque : Avec des curriculum vitæ au format PDF, vous pourrez faire une recherche par mot-clé.

Soumettre vos demandes d’entrevue en ligne

Étape 1

  1. Connectez au Navigateur coop.
  2. Entrez le type d’usager (employeur), votre nom d’utilisateur et votre mot de passe, puis cliquez sur Connexion.

Étape 2

  1. Placez votre curseur sur le menu Emplois.
  2. Dans le menu déroulant qui s’affiche, cliquez sur Recherche.
  3. Sélectionnez la session appropriée.
  4. (Facultatif) Entrez du texte dans Titre d'emploi pour chercher par le titre de l'emploi.
  5. (Facultatif) Sous Choisir les colonnes, cliquez pour cocher ou décocher les noms des colonnes que vous désirer afficher dans les résultats de recherche.
  6. Cliquez Recherche.

Étape 3

Si des étudiants ont soumis leur candidature, un nombre sera affiché dans une des colonnes des postulants, selon la ronde à laquelle vous participez.

  • Cliquez sur ce nombre pour accéder à la liste des étudiants qui ont posé leur candidature.

Remarque : Vous pouvez trier les postulants en cliquant sur l’en-tête de toute colonne (par exemple, Programme ou Année).

Étape 4

  1. Cochez les cases correspondant aux étudiants que vous aimeriez rencontrer et cliquez sur l'option Préparer une demande d'entrevues située dans la partie gauche de la page.
  2. Remplissez toutes les sections du formulaire de chaque onglet et cliquez sur Envoyer demande d'entrevues.
  3. Le bureau d’enseignement coopératif recevra votre demande et communiquera avec vous une fois qu'elle aura été traitée.
Entrevues et classements

Que vous ayez l’habitude d’utiliser notre Navigateur COOP ou que vous en soyez à vos premières tentatives, les directives ci-dessous vous aideront à éviter les erreurs ou les retards liés aux entrevues.

Durant les entrevues, nous vous demandons :

  • de suivre l’horaire et de respecter le temps alloué à chaque entrevue (il est possible que l’étudiant ait d’autres entrevues ou des examens ce jour-là);
  • d’informer la réception si un étudiant ne se présente pas à l’heure prévue;
  • de fournir de la rétroaction et une critique de nature constructive pour chaque étudiant convoqué à une entrevue (les étudiants rencontrent des spécialistes du perfectionnement professionnel du régime d’enseignement coopératif pour discuter des évaluations générales, et votre rétroaction est essentielle à leur développement professionnel);
  • de ne pas communiquer avec les étudiants (par courriel ou par téléphone) avant la confirmation du jumelage.

Conseils et directives de classement

  • Si un seul poste est vacant, veuillez classer un étudiant au premier rang. Si vous avez plus d’un poste, attribuez le premier rang à un candidat pour chacun des postes.
  • Pour les autres étudiants que vous embaucheriez, classez-les par ordre de préférence. Mis à part votre premier choix, vous pouvez accorder le même rang à plusieurs étudiants (par exemple, vous pourriez classer trois étudiants au deuxième rang, trois étudiants au troisième rang, etc.).
  • Rappelez-vous que si vous accordez un rang à un étudiant, vous lui offrez un emploi.
  • Accordez un rang aux étudiants d’une même université seulement.
  • Faites un X à côté des étudiants que vous ne souhaitez pas embaucher.
Exemple de formulaire de classement

Nom Programme No d'étudiant Rang
1 Étudiant A DVMS xxxxxxx 2
2 Étudiant B POL2 xxxxxxx 2
3 Étudiant C CMNS xxxxxxx 1
4 Étudiant D DVMS xxxxxxx X
5 Étudiant E POL2 xxxxxxx 3
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